COORDINATION GÉNÉRALE

 

Mission

La mission assignée au Secrétariat Général  (la coordination) est celle d’assurer l’administration, la gestion et la coordination des activités du CODAS CARITAS Garoua. A ce titre, il est chargé de veiller à la mise en application de la politique générale et des orientations  stratégiques arrêtées par le Conseil d’Orientation.

 

 

OBJECTIFS DE LA COORDINATION

Présidé par l’Archevêque de Garoua, le Conseil d’Orientation est l’instance d’orientation de la politique générale du CODAS CARITAS Garoua. Dans les relations avec les partenaires, l’Archevêque est le répondant juridique du CODAS CARITAS Garoua

 

Dans le cadre de la mise en œuvre du plan triennal 2015/2017, la coordination générale se trouve interpelé pour son rôle d’accompagnement des équipes de projet afin de veiller à la cohérence et la synergie dans les interventions en vue de l’atteinte des objectifs sectoriels et partant, à l’atteinte des objectifs de l’organisation dans son ensemble. Dans cette optique, elle s’engage à assurer une meilleure coordination  des interventions des Projets et programmes du CODAS CARITAS GAROUA. Cette mission sera réalisée de manière satisfaisante au cas où:

La qualité de l’offre de service administratifs et financiers est satisfaisante.

Pour répondre à une préoccupation, notre démarche est de procéder à la vulgarisation du nouveau manuel des procédures de gestion administratives, financière et comptable auprès de l’ensemble du personnel. En effet, cet outil de travail actualisé et adopté par le Conseil d’Orientation du CODAS CARITAS Garoua en 2013 devrait aider à l’appropriation des rôles et responsabilités par les acteurs de mise en œuvre des projets et garantir l’atteinte des objectifs escomptés. Par ailleurs, nous poursuivons la recherche de financement en vue de la construction de nouveaux bureaux pour décongestionner ceux existants. De même, dans le soucis de sécuriser l’emploi au CODAS CARITAS Garoua, des efforts sont également fait pour la définition d’un profil de carrière du personnel et une politique de protection du patrimoine sera aussi élaborée. Enfin, le personnel sera formé sur l’utilisation des outils de communications des résultats en vue d’une meilleure visibilité de nos  actions.

Les projets du CODAS CARITAS Garoua reçoivent un accompagnement technique et des appuis spécifiques appropriés pour la réalisation de leurs activités

Pour renforcer l’efficacité des interventions des projets, un effort est fait pour la concertation des interventions sur une zone pilote en vue de faciliter l’appréciation des effets et impacts de nos actions auprès des populations bénéficiaires. A cet effet, la coordination veille à renforcer la concertation et la synergie dans les interventions. Les capacités du personnel à tous les niveaux sont renforcées en vue de la conception d’un système de suivi-évaluation des outils de collecte de données et un schéma de planification opérationnel approprié pour le point triennal.

 

Les partenariats stratégiques durables sont diversifiés et la visibilité des actions du CODAS CARITAS est assurée.

Depuis sa création, le CODAS CARITAS Garoua a noué des partenariats multiformes qui ont permis un développement significatif des différents secteurs d’activités. Aujourd’hui, le constat est plutôt alarmant car de nombreux partenaires se retirent pour des raisons multiples (changements dans les options stratégiques internes, difficultés économiques qui obligent certains bailleurs à réduire leur zone d’intervention, etc.). Pour faire face à cette situation, il s’avère urgent de développer des stratégies de diversifications des partenariat en intégrant une stratégie de mobilisation des ressources locales. Ainsi, la la démarche consiste à rechercher des informations sur les potentiels bailleurs et à renforcer les capacité des acteurs sur les procédures spécifiques à ces organisations.

 

 

Au plan local, le processus de décentralisation offre une opportunité pour développer la collaboration avec d’autres organismes de développement implantés dans la région, les collectivités territoriales décentralisées et les secteurs publics et privés en vue de la réalisation de certaines actions en faveur des populations. Ainsi, pour assurer la promotion de l’image du CODAS CARITAS Garoua auprès de ces  partenaires et les communautés bénéficiaires, des efforts sont consentis pour la production des supports de communication, la documentation et la capitalisation des résultats des projets en vue de mettre à la disposition du grand public et des différentes parties prenantes des informations de qualité sur les actions de l’organisation

 

LES SERVICES OFFERTS PAR LA COORDINATION

 

Au-delà de sa mission de coordination des interventions du CODAS Caritas Garoua, la coordination assure l’administration générale à travers ses services internes. Il s’agit de :

 

Le service financier et La comptabilité

 

C’est l’instance chargée du suivi des opérations financières et comptables. Placé sous la responsabilité d’un chef de service, cette structure regroupe entre autres services, la comptabilité et la caisse. Les principales attributions du chef de service financier et comptable sont de :

Assurer le suivi de l’exécution du budget au quotidien:

-  Veiller à l’appropriation des procédures de gestion financière et comptable par tous les intervenants au sein du CODAS Caritas en collaboration avec le Secrétaire Général;

-  Analyser et interpréter les états financiers pour les mettre à la disposition du Secrétaire Général et des différents responsables;

-  Assurer le suivi des comptes bancaires du CODAS Caritas au quotidien;

-  Assister les responsables lors de l’élaboration des budgets

-  Préparer les missions de contrôles interne et externe ;

-  Etablir les documents de salaire (bulletin de paie, bordereau de salaire, etc.)

-  Contrôler tous les travaux effectués par le comptable et le caissier;

-  Assurer le suivi de la gestion des immobilisations et des matériels (produire l’état d’inventaire des biens du CODAS);

-  Concevoir les supports pour le suivi et la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.

 

Le secrétariat

 

Le secrétariat est la porte d’entrée du CODAS CARITAS Garoua. C’est en ce lieu que les visiteurs sont accueillis et orientés en fonction du service sollicité. Le (la) assure également la gestion des courriers entrants et sortants ainsi que leur ventilation interne, il assure aussi un travail de bureautique à travers la saisie et la reproduction des documents divers (rapports, comptes rendus,  etc.) et  assiste aux différentes réunions de travail afin de prendre les minutes y relatives. Le classement et l’archivage des documents relève aussi de la compétence de ce service.

 

Le service d’animation de la Caritas

 

Afin d’amener les fidèles à s’approprier l’action Caritas, le CODAS Caritas a également reçu comme mission de faciliter l’implantation des comités Caritas à travers l’ensemble du diocèse. C’est ainsi qu’un poste d’animateur (trice) a été créé à l’effet d’accompagner les communautés paroissiales dans leurs démarches de structuration. Outre ses missions de suivi/accompagnement, le service d’animation de la Caritas à pour responsabilité de :

Assurer l’animation de la campagne de carême (conception pour les paroisses d’un parcours d’animation tout au long du carême avec l’appui des membres de la commission diocésaine Caritas);

    Mettre en place un dispositif de réaction en cas de catastrophe dans le diocèse ;

    Suivre les activités menées par les référents Caritas en prison et à l’hôpital ;

    Produire périodiquement les comptes rendus et rapports d’activités du volet Caritas ;

    Initier les groupes Caritas paroissiaux à la démarche d’animation et de sensibilisation des communautés à la base ;

    Apporter un appui technique aux groupes paroissiaux dans l’animation des communautés à la base et le développement des stratégies de mobilisation et levé de fonds.

 

Contact: infos@codascaritasgaroua.org

Designed by

Bespirits

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© Codas Caritas Garoua 2017

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B.p 272 Garoua Tél: 222 27 32 41

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infos@codascaritasgaroua.org